Capacitación SIGE J4

Docentes y
Personal Académico

Todo lo que necesitas saber para gestionar tus permisos y reportar novedades estudiantiles desde el sistema

👨‍🏫 Mi perfil docente 📋 Solicitar permiso 📊 Ver estado en tiempo real ⚠️ Reportar novedad
▼ desplazar para continuar
Primero lo primero
¿Cómo ingreso al sistema?
El acceso siempre parte del sitio web oficial de la institución. No es necesario memorizar ninguna URL — siempre está en el mismo lugar.
🌐
Sitio web de la IE
Página oficial de tu institución
📋
Sección Trámites
En el menú principal del sitio
🔗
Acceso SIGE
Enlace al sistema de gestión
🔐
Iniciar sesión
Tu cédula o usuario asignado
👨‍🏫
Panel docente
Tus módulos disponibles
🔑

Tus credenciales de acceso

El coordinador o rector te asigna usuario y contraseña. Si olvidaste tu contraseña o no tienes acceso aún, comunícate con la coordinación de tu sede.

Qué aprenderemos hoy
Módulos del docente
1
📋
Solicitar un permiso
Cómo pedir, qué adjuntar, cuándo
2
📊
Estado de mis permisos
Seguimiento en tiempo real
3
⚠️
Reportar novedad
Falta o situación de un estudiante
4
💡
Buenas prácticas
Errores comunes y cómo evitarlos
Módulo 1
📋 Solicitar un Permiso
Todo el proceso se hace en línea desde el sistema. Sin papeles, sin formularios físicos — la solicitud llega directo al coordinador y rector.
1

Flujo de la solicitud

Desde que ingresas hasta que recibes la respuesta

1
Ingresar a SIGE
Panel docente
2
Módulo Permisos
Menú lateral
3
Nueva solicitud
Botón "Solicitar permiso"
4
Completar datos
Tipo · Fechas · Motivo
5
Adjuntar soporte
Médico, certificado, etc.
6
Enviar
Coordinador notificado
2

Datos que debes tener listos

Antes de abrir el formulario

📅 Fechas exactas

Fecha de inicio y fin del permiso. No puede ser para el mismo día o menos de 24 horas

📝 Tipo de permiso

Selecciona de la lista: médico, personal, calamidad, capacitación, etc.

💬 Motivo claro

Descripción breve del motivo. El coordinador y rector podrán leerla

📎 Soporte (si aplica)

Imagen o PDF del documento. Si no lo tienes aún, el coordinador puede solicitártelo después

⏰

Reglas que el sistema aplica automáticamente

• Mínimo 24 horas de anticipación — no acepta permisos para hoy o mañana muy temprano
• Máximo 3 días consecutivos por solicitud
• Máximo 3 días al mes por docente
• No se permiten fechas que ya tengan otro permiso activo

Módulo 2
📊 Estado de Mis Permisos
Puedes consultar en cualquier momento el estado de tus solicitudes. No necesitas llamar al coordinador para preguntar.
Pendiente
En cola

Tu solicitud llegó. El coordinador aún no la ha revisado.

Recibido
En revisión del rector

El coordinador la vio y la elevó al rector para decisión final.

Aprobado
Autorizado ✅

El rector aprobó tu permiso. Recibes notificación automática.

Rechazado
No autorizado

El rector negó la solicitud. Recibes el motivo por correo.

📧

Notificaciones automáticas

Cuando el rector toma una decisión, recibes un correo electrónico automático con el resultado. No tienes que estar revisando el sistema constantemente.

3

Tiempo estimado de respuesta

Depende de la institución

1

Tú envías la solicitud

El coordinador recibe notificación inmediata en su panel.

Inmediato
2

Coordinador marca "Recibido"

Esto eleva el permiso al rector. Si no lo hace, el rector no se entera.

El mismo día o al día siguiente
3

Rector recibe notificación por correo

Revisa y decide. Puede consultar el documento adjunto desde el sistema.

Depende disponibilidad del rector
4

Recibes la respuesta

Aprobado o rechazado con el motivo. Consulta en tu módulo de permisos.

Correo automático
Módulo 3
⚠️ Reportar una Novedad Estudiantil
Como docente puedes reportar una situación de un estudiante directamente al coordinador. La coordinación recibe el reporte y toma acción.
1

¿Cuándo debo reportar?

Situaciones que ameritan registro en el sistema

📅
Inasistencia
Estudiante que no asistió sin justificación
📚
Situación académica
Bajo rendimiento o incumplimiento de tareas reiterado
💬
Conflicto menor
Discusión o situación que requiere atención del coordinador
⚡
Situación grave
Agresión, acoso o situación urgente en el aula
🚨
Caso especial
Cualquier situación que supera el manejo en el aula
2

Cómo hacer el reporte

Paso a paso desde el sistema

1
Módulo Novedad
Menú lateral → Reportar novedad
2
Buscar estudiante
Por nombre o documento
3
Tipo de novedad
Seleccionar de la lista
4
Describir el hecho
Claro y objetivo — qué pasó exactamente
5
Enviar reporte
Coordinador notificado automáticamente
📱

El sistema confirma que el reporte fue recibido

Verás un aviso verde en la pantalla: "Novedad enviada a coordinación correctamente." Si no ves ese aviso, el reporte no se guardó — intenta de nuevo.

3

Cómo escribir una buena descripción

Ayuda al coordinador a entender el caso rápidamente

✅
Descripción efectiva
Incluye estos elementos para que el coordinador tenga todo el contexto:
  • ¿Qué ocurrió exactamente?
  • ¿Dónde y a qué hora?
  • ¿Quiénes estuvieron involucrados?
  • ¿Qué hiciste tú en el momento?
  • ¿Hay testigos o evidencia?
❌
Evitar
Estos errores dificultan la gestión del coordinador:
  • Descripciones vagas: "se portó mal"
  • Juicios de valor sin hechos
  • Reportar días después del hecho
  • Omitir el nombre correcto del estudiante
💡

Reporta lo antes posible

Lo ideal es reportar el mismo día del hecho. El sistema registra fecha y hora automáticamente — eso es parte del expediente del estudiante. Un reporte tardío pierde valor documental.

Para terminar
💡 Buenas prácticas y preguntas frecuentes
🕐
"No me respondieron el permiso"
Verifica el estado en tu módulo. Si está en "Pendiente", el coordinador no lo ha revisado aún — acércate a coordinación.
📎
"No tenía el soporte a mano"
Puedes enviar el permiso sin soporte. El coordinador te solicitará el documento por correo a través del sistema.
🔔
"No vi el aviso de confirmación"
Ahora el sistema muestra un aviso grande verde en la esquina de la pantalla. Si no lo ves, el formulario no se envió — revisa los campos requeridos.
📵
"No puedo acceder al sistema"
Verifica que estés en la sección correcta del sitio web de la IE. Si el problema persiste, comunícate con el coordinador o soporte técnico.

Su trabajo en el aula,
digitalizado

Permisos y novedades en línea — sin papeles, sin filas, con trazabilidad completa.

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